تطبيق Google Workspace

الملخص التنفيذي

يقدم هذا الدليل خمس توصيات رئيسية من Google للانتقال إلى Google Workspace. ويوضح الأدوات والموارد والدعم المجربة، بالإضافة إلى قصص العملاء الذين نجحوا في الانتقال. بالنسبة لمسؤولي المعلومات الرئيسيين (CIOs) الذين يسعون إلى حل إنتاجي وتعاوني حديث، يقدم Google Workspace بديلاً مقنعًا للأدوات القديمة للشركات التجارية. يثق 10 ملايين عميل و3 مليارات مستخدم حول العالم في Google Workspace، حيث يوفر للمؤسسات بيئة مألوفة وحديثة وبديهية للتواصل، file الإدارة، والمشاركة في إنشاء المستندات، وأكثر من ذلك.

لماذا جوجل
مساحة العمل؟ ملخص موجز

يمكن أن تساعد خدمة Google Workspace المؤسسات من جميع الأحجام وفي كل الصناعات تقريبًا على تحسين الأمان والإنتاجية والتعاون. بفضل ميزات الأمان المدعومة بالذكاء الاصطناعي والبنية السحابية الأصلية وبنية عدم الثقة، تعتمد الشركات على خدمة Workspace لحماية بياناتها الأكثر حساسية. يمكن للذكاء الاصطناعي المضمن في مجموعة الإنتاجية أن يساعد المؤسسات على توفير الوقت وتحسين جودة العمل.

باستخدام Google Workspace مع Gemini، تتمكن الشركات من جميع الأحجام من نشر الذكاء الاصطناعي بأمان على نطاق واسع. ووفقًا لدراستنا الأخيرة لعملاء المؤسسات الذين يستخدمون Gemini، يوفر المستخدمون في المتوسط ​​105 دقائق في الأسبوع، ويقول 75% من المستخدمين اليوميين إنه يحسن جودة عملهم. تنتقل المؤسسات إلى Workspace للاستفادة من فرصة تحديث تكنولوجيا المعلومات والثقافة، لتبسيط سير العمل لاتخاذ القرارات بشكل أسرع، وللمساعدة في القضاء على الاختناقات من خلال التعاون السلس.

الفصل الأول

خمس توصيات رئيسية للانتقال السلس إلى Google Workspace
إن الانتقال إلى أي تقنية هو عملية متعددة الأوجه، ولكنها لا يجب أن تكون شاقة. تختار المؤسسات من جميع أنحاء العالم الانتقال إلى Workspace كل عام. يتطلب الانتقال الناجح نهجًا استراتيجيًا يعطي الأولوية لفهم بيئة التكنولوجيا وبيانات المصدر، ويقلل من المخاطر المحتملة، ويدرك أن إدارة التغيير للموظفين هي عنصر أساسي للنجاح.

ستكون كل رحلة هجرة فريدة من نوعها، وسيختلف الجدول الزمني وفقًا لحجم البيانات وتعقيدها في المؤسسة. عند التخطيط للهجرة، من الأهمية بمكان أن تبدأ بدراسة متأنية للبيئة الحالية للمؤسسة والاحتياجات والظروف المحددة. غالبًا ما يستفيد العملاء من بدء العملية قبل عام إلى عامين من نهاية اتفاقية الترخيص الخاصة بهم مع مزود قديم.

فيما يلي خمس خطوات يمكنك اتباعها لبدء هذه العملية بالتعاون مع فريق حساب Google الخاص بك وشريك التنفيذ المحدد.

التدقيق وفهم البيانات المصدرية
قم بتقييم نوع البيانات وحجمها وتعقيدها بدقة لتوقع التحديات وتحسين نهج الترحيل. حدد توزيع البيانات لديك لمعرفة كيفية انتشار البيانات عبر نظام المصدر. ضع في اعتبارك أن متطلبات البيانات التنظيمية قد تختلف حسب القسم، ويجب أن تساعد هذه الاحتياجات في تحديد الجدول الزمني والاستراتيجية الخاصة بالترحيل. عالج بشكل استباقي أي أنواع بيانات غير مدعومة أو قيود صارمة داخل Google Workspace لمنع الانقطاعات.

استغلال عمليات مسح المصدر
قم بإجراء تحليل شامل للبيانات من خلال الاستفادة من وظيفة المسح، مثل Google Workspace Migrate، للحصول على رؤى عميقة حول بيانات المصدر. قم بتحسين عملية الترحيل من خلال توزيع أحمال العمل بشكل فعال عبر البنية الأساسية للترحيل وإعطاء الأولوية لمجموعات البيانات الكبيرة. يمكنك استخدام مصفوفة منتجات ترحيل Google Workspace للبحث بشكل استباقي عن الأدوات التي يمكن استخدامها لترحيل أنواع معينة من البيانات.

خطط لمنهج الهجرة الخاص بك وقم بإدراج إدارة التغيير منذ البداية:
عند التخطيط لهجرة المؤسسة، من المهم أن يتم تنسيق فريق تكنولوجيا المعلومات وفريق حساب Google وشريك التنفيذ فيما يتعلق بالنتائج المرجوة والأهداف المحددة. قد تختار بعض المؤسسات تبني Google Workspace بالتزامن مع أدوات قديمة وحلول محددة.

قد يختار آخرون الانتقال بالكامل إلى Google Workspace. تدعم Google كلا النموذجين من الانتقال؛ ومع ذلك، يساعد الانتقال الكامل المؤسسات على تعظيم الفوائد والعائد على الاستثمار في Workspace.
على الرغم من وجود العديد من الطرق التي يمكن للشركات من خلالها بناء استراتيجية الهجرة الخاصة بها لتلبية أهداف العمل، توصي Google باتباع نهج من ثلاث مراحل مع تكنولوجيا المعلومات الأساسية والمستخدمين الأوائل والبدء العالمي.

نهج الهجرة التدريجي المقترح من Google
يمكن أن تستغرق المراحل الثلاث لأنشطة النشر الأساسية عادةً ما بين 3 إلى 9 أشهر.

• المرحلة 1: التخطيط ونشر تقنية المعلومات الأساسية لفريق تقنية المعلومات الأساسي فقط.
  تبدأ هذه المرحلة بالتعاون مع شريك لمواءمة خطط النشر مع أفضل ممارسات Google وإنشاء مسار نجاح للمشروع بالكامل. تؤكد هذه المرحلة التصميم الفني وتختبره، وتحدد نقاط التكامل، وتسمح للفريق بالتعرف على الأدوات والتكنولوجيا.
• المرحلة 2: يقوم المتبنون الأوائل بالنشر على 5-10% من إجمالي المستخدمين. تقوم هذه المرحلة بالتحقق من صحة عملية الترحيل واختبار خطة إدارة التغيير وجمع الملاحظات حول التدريب والاتصالات حتى يمكن تعديل الخطة حسب الحاجة لتلبية احتياجات المستخدمين على أفضل وجه.
• المرحلة 3: النشر المباشر العالمي لجميع المستخدمين. هذه المرحلة تجلب الباقي
  يقوم فريق من موظفي المنظمة على متن الطائرة بإجراء تدريب مكثف واتصالات والانتقال إلى التبني والتحول على المدى الطويل، كما هو موضح في دليل النشر للمؤسسات الكبيرة. تستغرق هذه العملية عادةً من 3 إلى 9 أشهر، ويمكن تكييفها مع متطلبات واحتياجات مؤسستك المحددة.
• إن استراتيجية إدارة التغيير التي يتم تنفيذها بشكل جيد ضرورية لانتقال سلس وناجح إلى مكان العمل. من خلال التركيز على التواصل والتدريب والدعم، يمكنك تقليل الاضطراب وتمكين الموظفين وتحقيق النتائج التجارية المرجوة. يمكنك استخدام هذا الدليل كنموذج لاستراتيجية إدارة التغيير الخاصة بك.

إعطاء الأولوية لنقل البيانات
من خلال التخطيط الدقيق والدراسة، حدد البيانات المهمة لمنظمتك لبدء التشغيل والبيانات غير المهمة لبدء التشغيل. ليس من الضروري ترحيل جميع البيانات بحلول تاريخ بدء التشغيل. ركز على ترحيل البيانات المهمة أولاً لضمان تجربة تشغيل ناجحة. فكر في ترحيل البيانات غير المهمة بعد بدء التشغيل لتبسيط عملية الترحيل الأولية.

التخفيف من المخاطر بشكل استباقي
إن توقع التحديات قبل عملية الانتقال سيساعد في إبقاء فريقك على المسار الصحيح. إن التواصل المفتوح والتخطيط الاستباقي والتركيز على سلامة البيانات من شأنه أن يمهد الطريق لتجربة انتقال سلسة.

الفصل الأول

قصص نجاح العملاء
تقود شركة Equifax التحول الثقافي بعد نقل أكثر من 20,000 ألف موظف إلى Workspace.
باعتبارها واحدة من ثلاث وكالات لإعداد التقارير الائتمانية في الولايات المتحدة، تساعد Equifax ملايين المستهلكين والشركات كل عام على تحقيق أهدافهم المالية. قادت Equifax التحول الثقافي عبر أعمالها من خلال تبني Google Workspace. لقد نقلت بيانات حوالي 21,000 مستخدم قبل نشر Workspace للموظفين في 20 دولة. من خلال استخدام التكنولوجيا كرافعة، ساعدت Equifax قوتها العاملة في تعزيز ثقافة التعاون والمجتمع، مما أدى إلى ما يقرب من 100,000 رسالة Google Chat كل يوم. ساعدت بساطة وأمان Workspace والقدرة على العمل على المستندات من أي مكان Equifax في تبسيط الاتصالات والتعاون.

مؤسسة حكومية برازيلية تهاجر أكثر من 3.5 مليون شخص files إلى مساحة العمل في غضون شهرين
في البرازيل، وزارة الدولة العامة لولاية أمابا (MP-AP) هي مكتب المدعي العام لولاية أمابا. وهي مؤسسة يحكمها الدستور الفيدرالي للبرازيل وملتزمة بالدفاع عن القانون والديمقراطية ومصالح الأفراد والمجتمع ككل. في غضون شهرين، نقلت 2 تيرابايت من البيانات التي تغطي أكثر من 4 مليون مؤسسة. fileالآن، تتمتع MP-AP بوقت تشغيل للخدمة بنسبة 99.9% ومعدل تبني Google Workspace بنسبة 90% بين الموظفين. كما اكتسبت مزيدًا من المرونة للعاملين عن بُعد، ومشاركة أسهل للمستندات بين الفرق والكيانات الخارجية، وحوكمة أكبر للبيانات المخزنة بواسطة الوكالة.

قامت شركة LifeCell بتنفيذ عملية انتقال كاملة لأكثر من 1,200 موظف في أقل من 3 أشهر لتعزيز الكفاءة
تأسست شركة LifeCell في عام 2004، وهي أكبر بنك لتخزين الخلايا الجذعية والأنسجة في الهند. وهي المزود الرئيسي لاختبارات الفحص الجيني وهي لاعب رائد في مجال العلاجات القائمة على الخلايا والأنسجة. نفذت شركة LifeCell عملية انتقال كاملة إلى Google Workspace في أقل من 3 أشهر لأكثر من 1,200 موظف، مما أدى إلى تحويل القدرات التعاونية بإعدادات خصوصية دقيقة. كما ساعدت Google Workspace المؤسسة على تحسين كفاءة سير العمل من الإدارة العليا إلى الموظفين في الخطوط الأمامية من خلال تقليل هجمات البريد العشوائي إلى الصفر.

في غضون 4 أشهر، قامت Humana بنقل 13,000 مستخدم إلى Workspace، وخفضت تكاليف تكنولوجيا المعلومات، وعززت الأمان. لقد أدت أدوات التعاون سهلة الاستخدام في Google Workspace إلى تحسين الروح المعنوية والكفاءة بين 13,000 عضو في الفريق الميداني وفي المكتب في Humana، وهي شركة رائدة في خدمات تقديم الرعاية في فنلندا والنرويج والسويد. أصبح فريق تكنولوجيا المعلومات الآن واثقًا من أن ميزات أمان Workspace التي تم اختبارها بمرور الوقت تحافظ على أمان بيانات العملاء الحساسة، وتتوقع Humana أن يؤدي الانتقال إلى Workspace إلى تقليل طلبات الدعم الفني بنسبة 50% على الأقل. نقلت Humana 22 تيرابايت من البيانات، بما في ذلك 55 مليون رسالة بريد إلكتروني و5.5 مليون مستند و4.5 مليون عنصر تقويم.

"أنا واثق بنسبة 100% من أن فريق Humana أكثر سعادة وإنتاجية مع Google Workspace مقارنة بمنصتنا السابقة، وبالتعاون مع Chrom OS، ستصبح بياناتنا أكثر أمانًا من أي وقت مضى."
آدم نيريل، مدير تكنولوجيا المعلومات، هيومانا

قامت شركة Colgate-Palmolive بنقل 28,000 مستخدم إلى Workspace في 6 أشهر
يقول ميتش كوهين، مدير التعاون في شركة المنتجات الاستهلاكية العالمية كولجيت بالموليف: "برزت خدمة Google Workspace لأنها مجموعة أدوات متكاملة حقًا، مع تسجيل دخول واحد ودليل واحد. تم تصميم خدمة Google Workspace للسحابة، بدون إرث محلي. شعرنا أن Google ستظل أكبر مبتكر في مجال التعاون السحابي وشريكًا يمكننا النمو معه". في غضون ثلاثة أشهر فقط، كان أكثر من 94% من المستخدمين يستخدمون Google Drive بنشاط وتم إجراء أكثر من 57,000 ساعة من جلسات Google Meet في شهر واحد فقط. الآن، يمتلك الجميع من كبار المسؤولين التنفيذيين إلى غرفة البريد في كولجيت حساب Google Workspace ويستخدمونه يوميًا.

الفصل الأول

أدوات وموارد الهجرة من Google
أثناء عملية الترحيل، تستطيع المؤسسات الوصول إلى مجموعة من الأدوات والعمليات والدعم من جهات خارجية وأطراف أخرى من Google للمساعدة في تسهيل العملية من التخطيط إلى التنفيذ.

ممثل حساب Workspace الخاص بك
كمحطتك الأولى، اتصل بممثل حساب Google Workspace الخاص بك، والذي يعمل عن كثب مع منظومة الشركاء لدينا ويقدم مجموعة متنوعة من الخدمات الشاملة أثناء إجراء عملية الانتقال. تتضمن هذه الخدمات الاستشارات والمشورة وإدارة الحسابات الفنية وإدارة التغيير والتمكين والتدريب ومختبرات التحول والمزيد. سيعمل ممثل حسابك معك لإشراك الشريك المناسب لاحتياجاتك المتعلقة بالهجرة.

الشركاء

تساعد شبكتنا الموسعة من الخدمات المُدارة وشركاء التنفيذ العملاء على اختيار الحل المناسب لهم وتقود عملية الهجرة والنشر الشاملة. يرافق شركاؤنا العديد من المؤسسات في رحلتها إلى Workspace، حيث يجلبون عقودًا من الخبرة في دعم العملاء الكبار الذين يصل عدد موظفيهم إلى 200,000 موظف.

تتمتع Google Workspace بشراكات استراتيجية مع شركاء في جميع المناطق. يساعد شركاء التكنولوجيا (ISVs) في عملية نقل البيانات بالإضافة إلى التواصل مع شريك إعادة البيع الخاص بالمؤسسة. من خلال العمل مع مدير حسابك، سيعمل الشريك الذي اخترته معك لإنشاء خطة مفصلة لكل مرحلة من المراحل التي توصي بها Google. يمكن أن تتضمن هذه المراحل الاكتشاف وجلسات الاستراتيجية والتمكين والتدريب والعروض التوضيحية من التخطيط إلى النشر وما بعده. يمكن العثور على القائمة الكاملة للشركاء هنا.

الخدمات المهنية

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لفريق ممثل حسابك الاستعانة بخدمات Google Professional Services لتكملة شريك الخدمة الخاص بك وحماية رحلة النشر بطبقة إضافية من الدعم الفني وإدارة التغيير والحوكمة. قد يشمل هذا الدعم الوصول إلى مستشارين خبراء وأفضل الممارسات والاتصال بفريق المنتجات والهندسة في Google لضمان نجاح مراحل التنفيذ الرئيسية والمزيد. يمكن العثور على القائمة الكاملة للخدمات التي تقدمها خدمات Google Professional Services هنا.

لقد طورت فرقنا منهجية وأدوات محددة لتوجيه العملاء خلال رحلة الهجرة من مرحلة التخطيط إلى الإطلاق الناجح. على سبيل المثالampبفضل Google Workspace Migrate، يمكنك إدارة عمليات الترحيل واسعة النطاق إلى خدمات Google Workspace الأساسية المتعددة من مكان واحد. نحن نقدم وثائق مفصلة وأدلة نشر لمساعدتك في اختيار الخيار الأفضل لنقل بريدك الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال والمجلدات، files، والأذونات في Google Workspace. لقد قمنا بتنظيم الموارد لمساعدتك في كل خطوة على الطريق، بما في ذلك:

• موارد نشر المؤسسة ودليل النشر الخاص بنا للمؤسسات الكبيرة. يمكن للمؤسسات استخدام موارد إدارة التغيير والأدلة الفنية هذه لطرح Google Workspace للمؤسسات الكبيرة. اتبع خطة الطرح التي تبلغ مدتها 90 يومًا لتقديم Google Workspace لمستخدميك واختبار الخدمات ونقل البيانات ونقل مؤسستك بالكامل بنجاح.
• أدلة النشر الفني وأدلة الترحيل للحصول على إرشادات متعمقة. توفر هذه الموارد معلومات مفصلة وشاملة حول مواضيع أكثر تفصيلاً، مثل ترحيل البيانات من Microsoft Outlook إلى Google Workspace والمزيد.

تمكّن Google Workspace المؤسسات من استخدام أدوات التعاون الحديثة وبيئة سحابية آمنة. وبفضل النهج المنظم والأدوات المجربة والدعم من الخبراء، تصبح عملية الترحيل عملية قابلة للإدارة. دع Google Workspace يساعدك في إطلاق العنان لإمكانات القوى العاملة لديك بالكامل.

المستندات / الموارد

تطبيق Google Workspace [بي دي اف] دليل المستخدم تطبيق Workspace، تطبيق Workspace، تطبيق

مراجع

• دليل المستخدم